Page 42 - Modul CA - Sistem Informasi dan Pengendalian Internal (Plus Soal)

SISTEM INFORMASI
DAN PENGENDALIAN INTERNAL

2. Tahap 2 – Analysis and Design (termasuk dalam tahap Analysis Design)
Pada tahap ini, setelah memilih vendor dan software ERP yang akan digunakan beserta dengan pemilihan
konsultan dan pembentukan tim implementasi, maka yang selanjutnya dilakukan dalam rangka
mendukung analisis terhadap user requirements adalah melakukan analisis gap yakni membandingkan
fungsi yang disediakan oleh sistem ERP dengan proses operasional yang dibutuhkan perusahaan untuk
menjalankan bisnisnya. Menggunakan hasil dari analisis gap ini, tim implementasi harus mampu untuk
membuat daftar proses yang akan ditambahkan pada proses yang ada sekarang untuk menunjang
performa software ERP yang akan digunakan dan bagian yang akan dimodifikasi pada software tersebut.
Juga, analisis gap ini dapat digunakan sebagai dasar membuat rancangan use interface bagi bagian yang
dimodifikasi pada software ERP, rancangan strategi manajemen perubahan, rencana konversi data dan
sistem serta rencana untuk pelatihan dan eksekusi implementasi ini. Hal lain yang harus dilakukan
pada tahap ini adalah menentukan strategi implementasi ERP yakni implementasi dengan cara vanilla
atau chocolate (yang akan dijelaskan lebih detail pada sub bagian selanjutnya). Akhir tahap ini, biasanya
tim implementasi dapat membuat prototype implementasi software ERP ini, yakni salah satu contohnya
dengan mengimplementasikan/menginstall software ERP tersebut pada server lokal untuk percobaan.

3. Tahap 3 – Acquisition and Development (berada diantara tahap Analysis Design dan Implementation)
Pada tahap ini, semua hasil dari analisis gap yang telah dibuat pada tahapan sebelumnya harus
dieksekusi. Diantaranya adalah customize komponen teknikal dan user interface software ERP,
penambahan syarat-syarat tambahan dan data pada tabel-tabel dalam database serta pembentukan
DOKUMEN
laporan yang berkaitan dengan sistem ERP. Tim teknikal pada tahap ini akan berkutat dengan instalasi
software ERP, sedang disisi lain, tim manajemen perubahan bekerja bersama dengan end user akan
mengimplementasikan perubahan pada proses bisnis dan melakukan pelatihan awal menggunakan
prototype yang telah dibuat di tahapan selanjutnya. Dan tim data akan melakukan migrasi data dari
sistem lama ke sistem baru berbasis ERP ini. Dan akhir tahap ini ditandai dengan mengonfigurasi
keamanan dan mengimplementasikan aturan authentication dan otorisasi untuk mengakses sistem
ERP ini. IAI

4. Tahap 4 – Implementation
Pada tahap ini, software ERP akan terinstall dan dapat digunakan oleh end user. End user akan mencoba
software ERP tersebut sekaligus mengujinya. Pengujian ini dilakukan dengan harapan bahwa jika ada
error pada software ERP tersebut maka dapat langsung diperbaiki. Pada tahap ini, juga dilakukan
konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP. Ada 4 metode konversi yang dapat digunakan
yakni sebagai berikut:
a. Phased, adalah metode dimana konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP dilakukan
secara bertahap, misal per modul.
b. Pilot, adalah metode konversi dimana menerapkan terlebih dahulu bagian tertentu dari sistem
baru berbasis ERP untuk memastikan sistem baru tersebut dapat berjalan sesuai harapan.
c. Parallel, adalah metode konversi dimana sistem lama dan sistem baru berbasis ERP diterapkan
bersamaan. Setelah memastikan sistem baru berbasis ERP berjalan dengan lancar, barulah sistem
lama dihentikan dan benar-benar digantikan sepenuhnya dengan sistem baru. Metode ini dilakukan
untuk mengurangi risiko kerugian akibat kegagalan penerapan sistem ERP yang kompleks.
d. Direct Cutover atau Big Bang, adalah metode konversi dimana langsung menghentikan sistem lama
dan menggantikannya dengan sistem baru berbasis ERP. Metode ini paling berisiko menyebabkan
kegagalan penerapan sistem ERP yang kompleks tetapi paling murah dari segi biaya.

Setelah sistem baru diterapkan, pada tahap ini juga harus dilakukan pelatihan penggunaan sistem ini
untuk end user yang terkait.

Ikatan Akuntan Indonesia 33