Page 43 - Modul CA - Sistem Informasi dan Pengendalian Internal (Plus Soal)

SiStem informaSi
dan Pengendalian internal

5. Tahap 5 – Operation
Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim support untuk membantu end user
dan tim operasional yang mengalami kesulitan dan membutuhkan bantuan dalam penggunaan sistem
ERP ini (dapat dikatakan sebagai help desk). Tim support harus juga berperan untuk memberikan
pelatihan kepada end user secara berkelanjutan selama proses operasional penggunaan sistem ini.
Jika ada feedback atau saran dan kritik dari end user, maka tim support harus menampungnya dan
menjadikan bahan untuk merancang rencana manajemen perubahan yang lebih baik lagi. Aktivitas-
aktivitas lain yang menjadi kunci utama dalam tahapan ini adalah mengenai manajemen pembaharuan
(update) dari sistem ERP ini serta mengatur kontrak software dengan vendor.

4.6 Critical Success dan Failure Factors dari Implementasi ERP

Menurut Motiwalla dan Thompson (2009:198-201) dalam bukunya yang berjudul Enterprise Systems for
Management, faktor-faktor penting yang menentukan keberhasilan implementasi ERP adalah sebagai
berikut:

1. Proses Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan proses yang tepat dan cepat oleh tim implementasi
DOKUMEN
terhadap perbedaan-perbedaan seputar modifikasi yang harus dilakukan pada software ERP, cara
konversi data dan sebagainya. Jika keputusan tidak diambil dengan langkah yang tepat dan cepat, maka
keputusan yang diambil dapat mengakibatkan bertambah lebarnya scope proyek implementasi ERP ini
sehingga tidak dapat memenuhi goal yang ditetapkan sebelumnya. Keputusan yang diambil ini harus
dikomunikasikan kepada seluruh tim implementasi dan end user yang terkait.
IAI
2. Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP
Penentuan ruang lingkup proyek implementasi ERP harus dipikirkan matang- matang oleh manajer
proyek karena jika ruang lingkup meluas (scope creep) maka biaya dan waktu proyek implementasi akan
bertambah dan kualitas proyek akan berkurang sehingga tidak tercapainya goal yang diinginkan.
3. Teamwork
Tim implementasi ERP biasanya terdiri dari karyawan-karyawan internal perusahaan, karyawan-
karyawan rekrutan baru dan konsultan-konsultan yang memiliki job desk masing-masing yang
berbeda-beda. Dimana, tim implementasi ini dikepalai oleh seorang manajer proyek yang bertugas
untuk mengarahkan anggota tim implementasi agar mengerjakan implementasi sistem ERP ini sesuai
ketentuan yang disepakati sebelumnya. Selain itu, manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk
dapat membangun kerjasama yang solid dalam tim implementasi ini.

4. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah hal penting lain yang harus dilakukan oleh manajer proyek implementasi
ERP untuk mendukung keberhasilan implementasi ERP ini. Hal ini dilakukan karena banyak terjadi
pergolakan dan penolakan akan perubahan yang drastis dalam proses bisnis yang sehari-hari end
user lakukan akibat penerapan sistem ERP ini. Dalam manajemen perubahan yang harus dilakukan
oleh manajer proyek adalah mengkomunikasikan perubahan kepada tim dan end user terkait dengan
penerapan sistem ERP ini serta melakukan pelatihan terhadap end user mengenai penerapan sistem
ERP dan penggunaan software ERP.

34 Ikatan Akuntan Indonesia